Indoor vs outdoor foodtruck events — regenplan en logistiek

De vraag duikt op zodra je een datum vastlegt. Foodtruck binnen of buiten? In België is dat zelden een keuze die je maandenvooraf met zekerheid maakt. Een zomerse zaterdag kan een hittegolf zijn of een onweer met windstoten. Een communie in mei begint zonnig en eindigt onder een paraplu. Hieronder zetten we op een rij hoe je die beslissing aanpakt, wat een foodtruck binnen wel en niet kan, en hoe een regenplan eruitziet dat ook werkt als het op de dag zelf tegenvalt.

Binnen of buiten: hoe beslis je het?

Drie dingen bepalen de keuze. Het aantal gasten, de ruimte die je hebt, en hoe afhankelijk de sfeer is van het weer. Een receptie van vijftig gasten in een ruime zaal met terras zit comfortabel: de truck kan buiten staan, de gasten lopen in en uit. Datzelfde aantal in een appartement met een kleine tuin werkt niet, ongeacht het weer.

Begin bij je locatie. Hoeveel vierkante meter staande receptieruimte is er binnen, hoeveel buiten? Reken op anderhalve vierkante meter per persoon staand, en op één vierkante meter per zittende gast aan tafel. Daarnaast heb je een vrije strook van drie meter nodig voor de truck zelf, plus een aanrijroute. Voldoet je locatie binnen ook aan die randvoorwaarden, dan heb je echte keuzevrijheid. Voldoet enkel de buitenruimte, dan hangt het feest van het weer af en is een regenplan geen luxe maar een verplichting.

De tweede factor is de aard van het feest. Een babyborrel waar mensen rustig zitten en met de baby pronken, doet het beter binnen of in de schaduw. Een verjaardag met dans en dj wil een buitenruimte of een aparte zaal, weg van de eettafels. Bedrijfsevents die om netwerken draaien, vragen dan weer een vlotte doorloop tussen catering en gespreksruimte.

Wat een foodtruck binnen wel en niet kan

De truck zelf rijdt niet binnen. Dat is geen detail. Een foodtruck is een werkende keuken op wielen, met gasflessen, een frituurinstallatie en uitlaatgassen. Binnenrijden in een zaal of garage is uitgesloten, behalve in zeer specifieke locaties die daarop voorzien zijn (een paar evenementenhallen in Antwerpen en Gent hebben aparte food-court-zones met afzuiging).

De gangbare oplossing is dat de truck buiten staat, vlakbij een toegangsdeur, en dat de gasten binnen serveren of dat we met een doorgeefluik werken. Een afstand van vijf tot tien meter tussen truck en serveerpunt is werkbaar. Daarboven wordt het eten minder warm en moet je met warmhoudplaten gaan werken, wat de versheid bekoopt.

Voor wie echt binnen wil koken, bestaat er een alternatief: een mobiele kookstand of buffetopstelling die wij binnen kunnen plaatsen, met inductiebakplaten in plaats van gasvuur. Dat werkt voor receptieformules en koude buffetten, niet voor een volledige frietenformule. Bespreek dat vooraf, het bepaalt welke truck en welke formule we inplannen.

Buiten serveren: de echte logistiek

Een truck buiten plaatsen lijkt simpel tot je de doorgang opmeet. Onze trucks zijn zes tot acht meter lang, twee meter twintig breed, en hebben een hoogte van drie meter dertig met de luifel uit. De aanrijroute moet minstens drie meter breed zijn, zonder takken die de dakopbouw raken. Een hellende oprit boven de tien procent geeft kantelproblemen met de frituurolie en is dus af te raden.

De ondergrond telt mee. Klinkers, beton en stevig gras geven geen probleem. Verse aanleg, mul zand of een natte gazon na dagen regen wel. In dat geval leggen we rijplaten, of plaatsen we de truck op de oprit en lopen de gasten een tiental meter. Voor tuinen waar gras de standaard is, vraag je vooraf de weersvoorspelling op en beslis je twee dagen vooraf of we rijplaten meebrengen.

Stuur ons vooraf een foto van de oprit en de geplande standplaats. Daar lossen we negen op de tien twijfels mee op. Voor smalle straten in oudere wijken, denk aan de binnenstad van Gent of de dorpskernen rond Dendermonde, plannen we een tijdslot voor het lossen en rijden we daarna door naar een legale parkeerplek in de buurt.

Het regenplan dat altijd werkt

Een regenplan is geen tweede plan, het is hetzelfde plan met een overdekking erbij. Wie buiten plant en hoopt dat het droog blijft, staat op de dag zelf in paniek aan de telefoon met de tentenverhuurder, die op zaterdag zelden nog iets vrij heeft. Wie van bij de boeking een pagode of partytent inrekent, kiest op de dag zelf gewoon of de wanden open of dicht gaan.

De richtprijs voor een pagode van zes op zes meter zit rond de drie tot vier honderd euro inclusief opbouw, afhankelijk van de regio en de week. Daarmee dek je veertig zittende gasten of zestig staande gasten. Voor grotere groepen schakel je naar acht op twaalf of twee gekoppelde pagodes. Reserveer dat zodra je datum vastligt en annuleer of verklein eventueel een week vooraf als de weersvoorspelling stabiel oogt.

Een vaste vuistregel uit de praktijk: beslis op donderdagavond voor een zaterdagfeest, niet eerder. De Belgische weermodellen zijn op twee tot drie dagen vrij betrouwbaar, op zeven dagen vooral indicatief. Wie maandag al de tent annuleert omdat de voorspelling zonnig staat, betreurt dat regelmatig op vrijdag. Houd de marge tot donderdag, dan beslis je met informatie die klopt.

Ventilatie, geur en rookafvoer

Frituurolie en bakgeur trekken in textiel. Een dichte zaal waar tien minuten lang gefrituurd wordt, ruikt de week erna nog naar friet. Buiten valt dat weg met de wind. Plaats de truck dus altijd zo dat de wind van de gasten weg blaast, niet ernaartoe. Vraag jezelf af waar de overheersende wind vandaankomt en draai de truck navenant.

Voor tenten met dichte wanden geldt hetzelfde. Open één wand richting de truck en één tegenovergesteld, zodat de lucht doortrekt. Een gesloten pagode op een windstille avond werkt als een rookkast: niet aangenaam voor wie er onder zit, niet goed voor het personeel in de truck. Dit punt vergeten organisatoren regelmatig, en dan zit men met klachten over geur op de dag zelf.

Stroom, water en aansluitingen

Onze trucks zijn autonoom voor gas en frituur, maar trekken stroom voor verlichting, koeling en kassasysteem. Een gewoon stopcontact van zestien ampère volstaat. Geen verlengkabel langer dan vijfentwintig meter, geen kabelhaspel die opgerold blijft (oververhitting), en bij voorkeur een eigen kring. Wie een tuinfeest plant en al een springkasteel en een dj op dezelfde groep heeft staan, slaat de stop door tijdens het hoofdgerecht.

Water hebben we zelf mee voor één event. Voor langere bedrijfsevenementen of feesten boven de tachtig gasten kan een tuinslangaansluiting nuttig zijn, om tussentijds bij te vullen. Dat overleggen we vooraf. Geef bij de boeking de afstand tot het dichtstbijzijnde stopcontact en kraan door, dan brengen we de juiste kabel- en slanglengte mee.

Toegang, doorgang en parkeren

Voor binnenfeesten in een zaal regel je vooraf wie de deur opent voor het lossen. Veel zalen werken met een vast tijdslot van een uur vóór de start. Plan dat in, want een truck die voor een gesloten deur staat, kost de hele planning tijd. Voor evenementen in stedelijke kernen kan een tijdelijke parkeervergunning of een innamebon openbaar domein nodig zijn. Vraag dat veertien dagen vooraf aan bij je gemeente.

Voor buitenfeesten in een woonwijk weeg je af of de truck op de oprit kan, of toch op straat. Bij plaatsing op straat kies je een tijdslot buiten de spits en verwittig je de directe buren. In stadscentra zoals Sint-Niklaas kennen onze chauffeurs de gangbare laad- en losplaatsen, dus geef je adres en bijzonderheden door bij de boeking en wij stemmen daar de aanrijtijd op af.

Wanneer een tent de standaardoplossing is

Tussen oktober en april raden we standaard een overkapping aan, zelfs op een zonnige dag. De zon staat laag, de avonden koelen snel af, en een buienschuif in november duurt langer dan in juni. Tussen mei en september is een tent optioneel, behalve voor groepen boven veertig gasten waar je nooit het risico wil dat de halve groep binnen moet schuilen.

Voor babyborrels en doopfeesten met jonge kinderen is een overdekking ook in volle zomer aanbevolen. Een schaduwhoek met water, los van de cocktails, voorkomt dat het feest om vier uur al uitdunt.

Veiligheid en brandweer

De truck heeft eigen brandblussers en een keuringsattest voor gasinstallaties, dat is in orde. Wat jij regelt: een vrije zone van twee meter rond de truck, weg van houten constructies, struiken of overhangende takken. Geen springkasteel binnen vijf meter van de truck, omdat de motor van het kasteel hete lucht uitblaast en de kinderen er rond rennen.

Voor zalen vraagt de uitbater soms een attest van onze kant: ARGB-keuring, BA5-elektriciteit en verzekering BA. Dat dossier hebben wij standaard klaar en sturen we op aanvraag door naar je zaaluitbater. Vermeld bij de boeking voor welke locatie het is, dan vertrekt het attest dezelfde week.

Prijs en planning vergelijken

De grootste kostenpost na de truck zelf is meestal de tent. Wie het regenplan ingerekend wil zien, zet de tent best meteen in de calculator zodat je een totaalbeeld krijgt zonder achteraf bij te schatten. Bereken je richtprijs voor jouw datum, gasten en locatie via onze calculator. Je krijgt binnen een minuut een prijs, zonder offerte-aanvraag of wachttijd.

Praktische checklist

• Meet je binnenruimte en buitenruimte op, noteer de m² voor staande receptie en zittende tafels.
• Stuur een foto van oprit en geplande standplaats van de truck door bij de boeking.
• Reserveer een pagode of partytent zodra de datum vastligt, beslis op donderdag voor een zaterdagfeest.
• Controleer of het dichtstbijzijnde stopcontact zestien ampère is en op een aparte groep zit.
• Plan de winddraairichting van de truck weg van de gasten.
• Verwittig de buren bij plaatsing op straat, vraag indien nodig inname openbaar domein aan.
• Vraag het attest BA5 en gaskeuring op als de zaaluitbater dat verlangt.
• Bereken het totaalplaatje, tent inbegrepen, via de prijsberekening.

Veelgestelde vragen